Задачи:

• осуществление свода и отправка в органы государственной, исполнительной власти информации, отчетов о деятельности Государственной инспекции Забайкальского края, подготовленной должностными лицами структурных подразделений Инспекции, ответственными за предоставление этой отчетности;
• организация делопроизводства Инспекции и осуществление контроля за соблюдением требований норм и правил делопроизводства и архивоведения;
• организация планирования деятельности и подведения итогов Инспекции;
• организация и осуществление контроля за исполнением документов, приказов и протокольных решений;
• организация работы с обращениями граждан. Анализ работы по результатам работы рассмотрения обращений граждан;
• организация совещаний внутри Инспекции, оформление принятых решений;
• методическое обеспечение структурных подразделений Инспекции по вопросам входящих в компетенцию отдела;
• ведение единой информационной системы документооборота;
• осуществление сопровождения внедренных информационных систем и программных средств, ввод исходных данных, определяемых условиями поставленных задач;
• разработка единой политики обеспечения информационной безопасности Инспекции, определение требований к системе защиты информации и документообороту на бумажных и электронных носителях;
• организация мероприятий и координация работ по комплексной защите информации на всех этапах технологических циклов ее создания, переноса на носитель (бумажный или электронный), обработки и передачи в соответствии с единой политикой обеспечения информационной безопасности Инспекции;
• контроль и оценка эффективности принятых мер и применяемых средств защиты информации;
• организация информационного освещения деятельности Инспекции;

организация взаимодействия Инспекции со средствами массовой информации.

Функции:

Отдел выполняет функции в соответствии с возложенными задачами:

• ведет единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции в электронной системе документооборота (далее - СЭД «Дело»);
• отправляет исходящую корреспонденцию посредством почтовой связи и электронной почты;
• осуществляет управление (создание/удаление/настройка доступа) учетными записями всех пользователей, поддержание правил разграничения доступа) учетными записями всех пользователей, поддержание правил разграничения доступа: государственная информационная система жилищно-коммунального хозяйства (далее – ГИС ЖКХ), государственная информационная система «Типовое облачное решение по автоматизации контрольно-надзорной деятельности», федеральная государственная информационная система «Единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий», информационная система «Единый реестр видов контроля»;
• осуществляет управление СЗИ, в том числе параметрами настройки ПО и при необходимости восстановление их работоспособности;
• осуществляет контроль доступа уполномоченных должностных лиц ответственных за размещение информации в соответствии с полномочиями Инспекции в ГИС ЖКХ, размещение актуальной общей информации об Инспекции, о личном приеме руководителя, о графике работы органа, информацию об обращениях и о результатах их рассмотрения, подготовленной должностными лицами структурных подразделений Инспекции, ответственными за предоставление информации;
• занимается подтверждением личности граждан, при поступлении обращений в Инспекцию;
• осуществляет контроль за исполнением документов сотрудниками Инспекции;
• занимается организацией учета, систематизации и сохранности документов;
• составляет описи дел постоянного срока хранения, подлежащих передаче, для дальнейшего хранения в Государственный архив Забайкальского края;
• составляет сводную номенклатуру дел;
• осуществляет отбор документов, дел, журналов, с истекающими сроками хранения, не подлежащими архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, предоставление их на рассмотрение экспертной комиссии с составлением проектов актов об их уничтожении;
• проводит экспертную комиссию (по архиву);
• в области информационной безопасности; осуществляет ведение журнала документов служебного пользования;
• организует и осуществляет учет и контроль за своевременным исполнением письменных обращений, заявлений и жалоб граждан и организаций, информирование начальника Инспекции о состоянии их исполнения;
• организует личный прием граждан начальником Инспекции;
• осуществляет учет печатей и штампов Инспекции;
• подготавливает заявки на изготовление печатей, штампов Инспекции;
• занимается поддержкой рабочего состояния программного обеспечения сервера;
• обеспечивает своевременное копирование и резервирование данных;
• проводит профилактические мероприятия с целью своевременного обнаружения и ликвидации неисправностей вычислительной техники;
• подготавливает заявки на ремонт неисправного, а также приобретение нового и модернизацию устаревшего аппаратного оборудования сервера, компьютеров и отдельных устройств, а также сетевого оборудования;
• осуществляет сопровождение внедренных информационных систем, программных средств и ввод исходных данных, определяемых условиями поставленных задач;
• обеспечивает правильную техническую эксплуатацию, бесперебойную работу компьютеров и отдельных устройств;
• представляет интересы Инспекции во всех органах государственной власти по поручению начальника Инспекции;
• оказывает методическую помощь структурным подразделениям Инспекции по ведению делопроизводства, а также по иным направлениям деятельности отдела;
• организует составление сводных годовых, ежемесячных еженедельных отчетов на основе предоставленной информации от структурных подразделений Инспекции;
• составляет отчеты и предоставляет информацию относящиеся к компетенции отдела;
• определяет и разрабатывает нормативные документы в пределах компетенции отдела (Положения, Приказы, Инструкции), а также проводит по данным документам обучающие мероприятия по ознакомлению сотрудников Инспекции;
• разрабатывает единую политику обеспечения информационной безопасности Инспекции, определяет требования к системе защиты информации и документообороту на бумажных и электронных носителях;
• проводит мероприятия по комплексной защите информации на всех этапах технологических циклов ее создания, переноса на носитель (бумажный или электронный), обработки и передачи в соответствии с единой политикой обеспечения информационной безопасности Инспекции;
• осуществляет контроль и оценку эффективности принятых мер и применяемых средств защиты информации;
• формирует запросы на создания электронный цифровых подписей для сотрудников Инспекции;
• проводит работу по защите информации при взаимодействии с подразделением по защите информации Министерство ЖКХ, энергетики, цифровизации и связи Забайкальского края, органами ФСБ России, ФСТЭК России, и с другими организациями, оказывающими услуги в сфере связи и телекоммуникаций, технической защиты информации;
• осуществляет размещение и актуализацию информации, подготовленную, согласно требованиям действующего законодательства структурными подразделениям Инспекции, на официальном сайте, официальных страницах Инспекции.